Das Geheimnis des Weddingplanners…

Es geht noch etwas mehr als zwei Monate und dann steigt unsere grosse Baerenhochzeit auf Mallorca, whoop whoop! Selbstverständlich ist die Grobplanung bereits abgeschlossen und projektmanagement-technisch ausgedrückt sind wir mit keinem Arbeitspaket in Verzug. Nicht mal so einfach, wenn man beim Buchen und Koordinieren an so vieles denken muss: Weingut inkl. Führung, Hochzeitsfinca, Brunch, Gästeübernachtungen, Caterer, Fotograf, Videograf, Deko, Dj, Gästetransport, Kommunikationen (Gäste, Blog, Dienstleister,…) etc. Doch wer nun denkt damit sei alles erledigt, der liegt falsch.:-) Aber wir haben uns ja absichtlich in die Situation des Weddingplanners gebracht – der nun in dieser Phase ordentlich Arbeit hätte. Spätestens jetzt zahlt sich ein guter Weddingplanner aus. In der Zwischenzeit bin ich tief in die Materie eingetaucht (nicht nur der Baerenhochzeit wegen, sondern auch aufgrund meiner Masterarbeit zum Thema „Smart Weddingplanning“) und habe das Geheimnis des erfolgreichen Weddingplaners entschlüsselt. In diesem Blogeintrag lüfte ich es exklusiv für die Baerenhochzeit-Fans.

Hochzeitschecklisten findet man zuhauf im Internet. Sie sind aber nicht das wahre Nutzenversprechen eines Weddingplanners. Nebst seinen kreativen Ideen rund ums Heiraten und Kontakten, die vor allem in der Grobplanungsphase 12-6 Monate vor der Hochzeit relevant sind, werden in den 6 Monaten vor der Hochzeit die folgenden vier Details immer relevanter. Ich nenne sie das Geheimnis eines erfolgreichen Weddingplaners, das wesentlich für das Gelingen eines Hochzeitfestes verantwortlich ist:

  1. Projektmanagement-Fähigkeiten der Fähigkeit Vorauszudenken, Termine im Griff zu haben und sich das Hochzeitsfest strukturiert und lebhaft vorstellen zu können.
  2. Eine aktuell gehaltene Gästeliste mit allen wichtigen Informationen (bei uns sind das u.a. Adresse der Gäste, Hotelbuchung und Flugdaten, Allergien oder Vegi etc.)
  3. Eine Ideen-, Fragen- und offene Punkte-Liste für die Organisation bzw. alle Dienstleister und involvierten Personen (hier sind Was, Wer, Wo und Termin wichtige Informationen).
  4. Das Drehbuch mit dem genauen Ablauf, welches Basis für die Planung und die Koordination der involvierten Personen und Dienstleister ist (hier werden alle Informationen zur Hochzeit strukturiert und zusammengefasst).

Während Punkt Nr. 1., die Projektmanagement-Fähigkeiten, eine Eigenschaft ist, die teilweise angeboren ist und gelernt werden kann (Fabienne und ich haben glücklicherweise beide im Beruf mit Projekten zu tun und wir ergänzen uns mit den Skills ideal), ist selbstverständlich auch noch die notwendige Zeit für die Planung erforderlich (wir nutzen fast jede freie Minute!:-p). Bei Punkt Nr. 2 findet man im Internet und in Ratgebern spärlich Informationen wie eine gute Gästeliste auszugestalten ist – es ergibt sich aber aus der Logik des Hochzeitsfestes (wer wie wir im Ausland ein 3-Tage-Programm organisiert hat demnach weitaus mehr Attribute in seiner Gästeliste, als wenn die Party an einem Tag gleich um die Ecke stattfindet). Punkt Nr. 3. gilt es zu beachten, dass nichts ungeklärt bleibt oder vergessen wird. So sind alle Ideen, Fragen und offenen Punkte aufzuschreiben und abzuarbeiten. Dies ist für jemanden mit Projektmanagement-Skills eigentlich auch logisch, es wird aber in der Literatur und im Internet zum Thema Heiraten meist vergessen (auch hier gilt es die Liste clever auszugestalten). Der 4. Punkt ist weitaus der Relevanteste für eine gute Hochzeit – speziell dann, wenn man selber nicht ein diplomierter Weddingplanner ist. Über das Drehbuch findet man gar nichts im Internet oder in Weddingplanner-Büchern, da es ein gut gehütetes Geheimnis erfolgreicher Weddingplanner ist (für unsere Hochzeit habe ich viel Erfahrung, Herzblut und analytisches Denken in das Dokument gesteckt).

Um anderen Paaren ihre Hochzeitsplanung zu vereinfachen, biete ich all denjenigen, welche bis zum 1.7.17 meinem Blog neu folgen kostenlos mein Drehbuch-Excel-Template an. Einfach rechts oben unter „Blog per E-Mail folgen“ deine Email Adresse eingeben und auf „Folgen“ klicken. Ich erhalte dann ein Email und sende dir das Template auf Wunsch innert 1 Woche zu.

Egal ob ein mehrköpfiges Projektteam den Hochzeitsevent eines Hollywood-Stars vorbereitet, ein Brautpaar wie wir im Ausland eine grosse mehrtägige Party organisiert, die motivierte Braut zuhause ein gediegenes eintägiges Fest plant oder die Trauzeugen ein einfaches Get-together für das Brautpaar organisieren: Bei der Feinplanung in den Monaten vor der Hochzeit gibt es viele Details zu beachten und strukturiert durchzuplanen und gilt es kein Detail zu vergessen. Im nächsten Blogeintrag geben wir persönliche Einblicke unserer Planung und im Mai geht’s ja dann nochmals auf die Insel, wovon es selbstverständlich auch einen Blog geben wird. In der Zwischenzeit werden wir wohl noch so einige Stunden voller Vorfreude auf den Sommer in die Koordination unserer Baerenhochzeit stecken.:-)

Für meine Masterarbeit suche ich Paare, die in den letzten Jahren geheiratet haben resp. sich gegenwärtig Gedanken über ihre Hochzeit machen oder diese bereits am planen sind. Bitte meldet euch unter alex.baer@gmx.ch . Euer Mitwirken wird belohnt!

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Ein Gedanke zu “Das Geheimnis des Weddingplanners…

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